ESDH test

Carsten Lind bød velkommen.

Der var afbud fra Kasper Kolind og Søren Vejling Kvistborg.

På sidste møde i SAI styregruppen blev problemstillingen omkring mangel på E3 licenser vendt. Der er efterfølgende udsendt en skriftlig orientering til SAI om, at programmet fortsætter den planlagte udrulning af M365 jævnfør implementeringsplanen. Yderligere uddybning herpå fremgår af punkt 2 på dagsorden.

Status på udrulningen af M365 er, at vi har migreret ca. 24.000 brugere i Region Midt. M365 er udrullet på administrative enheder, og er nu færdig på hospitalerne i Gødstrup, Horsens og HE Midt. Næste udrulning foregår i Randers, derefter AUH og til sidst en blandet restmængde. Følges implementeringsplanen, så forventes det, at udrulningen er færdig medio marts 2025.

Send Digitalt

Status på Send Digitalt er at løsningen er i test hos udvalgte brugere i psykiatrien. Det er forventningen, at Send Digitalt Cloud kan udrulles i december. I første omgang rulles den ud til F3 brugerne, men det overvejes pt., om den skal rulles ud til alle; både F3 og E3, så alle har samme løsning.

Flere brugere har brugt behov for at sende digitalt som argument for at få en E3 i stedet for en F3-licens. Når Send Digitalt Cloud bliver tilgængelig for F3 brugerne, vil dette argument ikke længere være i spil.

Sensum Bosted

Der er underskrevet en databehandleraftale og kontrakt med Dania Software, som er leverandøren, der leverer løsningen til en integration mellem M365 og Sensum Bosted. Økonomi og den tekniske løsning er afklaret, og der igangsættes installation på testmiljø og test, hvorefter der lægges en plan for idriftsættelse af løsningen, men også en plan for Socialområdets afdelinger, der skal have omkonverteret deres licenser fra E3 til F3. Derudover planlægges implementeringen af M365 i resterende afdelinger i Socialområdet.

Synkronisering af SharePoint i Stifinder

Der er en igangværende afprøvning af synkroniseringen af SharePoint i Stifinder med Regional Udvikling. Der blev afholdt evalueringsmøde den 22. november, hvor Regional Udvikling fremlagde, hvordan det var gået i afprøvningen. Overordnet set er det gået godt, men der er særlige opmærksomhedspunkter i forhold til mængden af data, der synkroniseres og filtyper, der ikke er en del af Office pakken.
Der afholdes møde i M365 projektet for at drøfte resultaterne og den videre proces herfra.

Anbefaling til håndtering af Libre filer

Der er udarbejdet en anbefaling og en vejledning til, hvordan Libre filer (ODT filer) håndteres både inden migrering, men også efter migrering. Denne ligger tilgængelig på M365 intra: Anbefaling til håndtering af Libre filer før og efter migrering

Kopiering mellem apps

Informationssikkerhedsledelsen (ISL) har godkendt, at man må kopiere mellem M365-apps og andre apps på mobile enheder. Digitalisering og It har iværksat ændringen, så det nu er muligt.

EPJ & M365

Det ses, at F3 brugere kan opleve en fejl, når de forsøger at åbne mails (.msg filer) i Arkivet i EPJ. M365 projektet er i gang med at afdække problemstillingen, og vil række ud til Region Nord for erfaringer herom, og samtidig inddrage implementeringsansvarlige for redegørelse og samarbejde om løsning hertil.

Kursus i M365

I samarbejde med Center for Kompetenceudvikling (CKU), vil der i 2025 blive udbudt et endagskursus om M365 via Plan2Learn. Kurset tilbydes til alle i Region Midt, og vil som udgangspunkt omhandle følgende:

• Hvad er M365 og skyen
• Principperne bag
• Tre måder at arbejde på; Desktop, Web apps, apps
• Deling af dokumenter
• Filer og mapper
• Apps til samarbejde og projektstyring

Sammen med M365 projektet og tre implementeringsansvarlige, vil materialet og indholdet blive kvalificeret jævnfør gældende retningslinjer og anbefalinger. Kurset afvikles af en ekstern underviser, hvorfor der vil være en mindre egenfinansiering, som afholdes af kursisterne.

Der arbejdes på hurtigst muligt at få fastsat datoer for kurset og få det lagt i Plan2Learn.

Rasmus Krejsager indledte punktet.

Det går planmæssigt med udrulningen, og der er fundet en løsning på udfordringen med for få licenser.

Der er d.d. migreret 25.535 brugere. Udrulning er færdig i Randers, så nu mangler kun AUH og nogle mindre afdelinger.

Send digitalt er skubbet ud til F3 brugere. Der afholdes møde i næste uge, om hvorvidt løsningen også skal rulles ud til E3 brugerne, så alle har den samme løsning.

Sensum Bosted løsningen er i test, og Digitalisering og It er sammen med Socialområdet ved at planlægge omlægningen. Det forventes, at løsningen er i brug og de udlånte E3 licenser frigivet ultimo februar.

Cathrine Bie Pedersen mente ikke, at vejledningen til Send digitalt er brugervenlig nok og foreslog, at den deles op i underemner. Maya Staack Christensen svarede, at tilbagemeldingen var det samme på ERFA-møder, så det er aftalt, at de implementeringsansvarlige kommer med input til vejledningen, hvorefter den tilpasses.

SharePoint i stifinder afprøves i Regional Udvikling. Overordnet er det gået fint, men der er udfordringer med store filer og store mængder filer samt konkrete filtyper. Man laver et overblik over erfaringerne og vil på den baggrund komme med nogle anbefalinger til, hvad man gør fremadrettet.

Punktet medtages på næste SAI-møde.

Maya Staack Christensen nævnte, at der er lavet en formel anbefaling til håndtering af Libre-filer.

Jørgen Metzdorff tilføjede, at det nu er tilladt at kopiere mellem apps på mobile enheder. Carsten Lind sagde, at det er godt, at der er åbnet for muligheden for at kopiere mellem apps, da de andre metoder udgjorde en større risiko.

Maya Staack Christensen oplyste, at Center for Kompetenceudvikling (CKU) er på vej til at udbyde kurser i M365. Grund- og udvidede kurser bliver udbudt via Plan2learn.

Cathrine Bie Pedersen ønskede at vide, hvordan kurset er vægtet mellem F3 og E3 brugere. Maya Staack Christensen svarede, at baseline er med fokus på onlinelicensen (F3).

Der er udfordringer med nogle RPA-løsninger i Gødstrup, men dette er ved at blive håndteret sammen med RPA-teamet.

Keld Bolby bemærkede, at der blev meldt mange sager ind i forhold til svartider. Servicedesk bruger meget tid på at nulstille profiler. Han spurgte i den forbindelse, om der kunne gøres noget kommunikativt også ift. at forventningsafstemme.

Jørgen Metzdorff sagde, at Microsoft har haft nogle driftsmæssige udfordringer i Europa, men Digitalisering og It
kunne ikke umiddelbart se, at det gav problemer hos os.

Rasmus Krejsager tilføjede, at man har gjort en del for at imødekomme performanceproblemer. Vi har haft udfordringer med Audionote, der påvirkede andre systemer. Derfor har vi fordelt brugerne på flere servere.

Det er Rasmus Krejsagers oplevelse, at det har kørt godt de seneste 14 dage, og var derfor nysgerrig på, hvorvidt der var tale om en aktuel problemstilling.

Keld Bolby ønskede at vide, om Servicedesk kan gøre andet end at nulstille profilen.

Der var enighed om, at Jørgen Metzdorff og Keld Bolby vil drøfte problematikken efterfølgende.

Orientering blev taget til efterretning.

Som drøftet på seneste SAI møde den 31. oktober 2024, er tildelingen af E3 licenser højere end forventet. Dette skyldes ”udlån” af licenser til Socialområdet pga. Sensum Bosted, RIS brugere samt et uventet stort antal konverteringer af tildelte F3 licenser til E3 licenser hvor begrundelsen er bindinger til andre systemer. Det øgede forbrug skal endvidere ses i sammenhæng til ændrede arbejdsgange, hvoraf nogle er mulige og andre ikke er med M365.

Pr. 11. november 2024 så forbruget af tildelte licenser således ud:

Baseret på vores nuværende udrulningserfaring, hvor vi har implementeret M365 i 65% af regionen, forventer vi, at fordelingen vil blive 40/60. Det betyder, at fordelingen af E3 og F3 licenser skal revurderes jf. den oprindeligt indgået kontrakt med Microsoft. Som supplement til ovenstående kan det oplyses, at Region Syd forventer en udrulningsfordeling på 45/55.

Følgende tiltag er iværksat for at imødekomme problemstillingen med mangel på E3 licenser:

• Oprydning i testlicenser
• Oprydning i licenser tildelt til fratrådte medarbejdere
• Oprydning i dobbelt licenser (flere brugere har unødvendigt været tildelt 2 licenser)
• Afdække behov for indkøb af yderligere licenser
• BI værktøj til overblik over licensfordeling og plads

Der arbejdes fortsat videre med følgende initiativer for at konvertere tildelte E3 til F3 licenser:

• Løsning til Sensum Bosted
• Løsning til Send Digital
• Oprydning af licenser ved manglende brug af funktionaliteter samt inaktive brugere
• Afklaring af licenser til RIS

Der arbejdes på at estimere antallet af licenser, der er behov for at tilkøbe. Der er et igangværende arbejde omkring økonomi til indkøb af licenser; hvad har vi af økonomi, hvordan kan vi tilkøbe, muligheder ift. kontrakt med Microsoft mv.

Projektet ønsker, at SAI på mødet drøfter muligheder for rammer og tiltag for at verificere fordelingen af licenser, når udrulning af M365 er afsluttet, da dette er en fælles opgave.

Eksempler på initiativer, der blev drøftet på forrige SAI:

• Øget fokus på kvalificering af licenser og sikre den rette licens
• Ændre omtale af licenser, så vi fokuserer på det positive
• Skærpe opmærksomhed på økonomi
• Omtale og fokus på funktionaliteten i F3 licensen
• Øget kommunikation til afdelings- og hospitalsledelser
• Arbejdsmøde med Cathrine Bie Pedersen og Michael Werenberg Mikkelsen, der som repræsentanter for SAI/hospitalerne kan komme med input til bedre arbejdsgange og BI værktøj, der skaber overblik over både data og tildeling af licenser

Rasmus Krejsager oplyste indledende, at vi har taget udgangspunkt i 30/70 fordeling mellem F3 og E3 licenser, men måske lander vi på 40/60 i stedet for. Der har også være hårde bindinger, som vi ikke har været opmærksomme på.

Microsoft har nogle krav og retningslinjer, som RM skal være helt skarpe på, før vi kan blive mere konkrete ift. den endelige fordeling.

Vi skal blandt andet kigge på, hvordan Microsoft definerer henholdsvis en E3 og en F3 licensbruger. Derfor udskyder vi snakken om hvilke initiativer, der giver mening at sætte i gang til næste møde.

Thomas Hanberg spurgte til, hvordan hospitalerne kommer videre, da det er en svær opgave at flytte nogle fra E3 til F3 licens. Det er forventningen, at manglende viden gør, at for mange får tildelt en E3 licens. Vi skal ned på et meget lavpraktisk niveau, førend vi kan flytte noget. Thomas Hanberg foreslog, at klinikerne bliver inddraget i at definere, hvad der er realistisk og hvad man rent faktisk kan med en F3.

Carsten Lind svarede, at emnet kan drøftes igen på næste møde.

Maya Staack Christensen informerede om, at man er færdig med det BI værktøj, som viser, hvilke licenser brugerne har, hvor meget plads man har brugt og om licenserne er aktive.

BI rapport kan ses her.

BI-rapporten viser fordelingen på brugerniveau men det undersøges om den også kan vise procentfordeling på afdelingsniveau.

Behandlingen af punktet er reelt udskudt til næste møde.

Der er oprettet en service til ændring af licenser, hvorved en medarbejder kan begrunde, hvorfor de ønsker at ændre licens.

I SAI er det den 22. august 2024 besluttet, at mandatet for godkendelse af en licens, ligger ved nærmeste leder, herfra visiteres sagen ved licenskontoret, og derfra til leders leder.

Der ses forskellige problematikker i denne forbindelse, som SAI skal være er bekendt med. Et eksempel er:

• En medarbejder ansøger om skift af licens
• Nærmeste leder godkender
• Sagen behandles ved licenskontoret/projektet, der afviser med begrundelse
• Sagen sendes videre til godkendelse/afvisning ved leders leder
• Sagen ender ved en Koncerndirektør

Der er set gentagne eksempler på dette, og igen hvor lederen ikke har grundlag for eller er kvalificeret til at tage denne beslutning. Projektet sidder i samarbejde med licenskontoret og verificerer sagerne og med øget fokus på licenstildeling med henblik på kvalificeret at enten afvise eller godkende sager. Ofte oplever man dog, at leders leder blot godkender trods afvisning af licenskontoret/projektet.

Nedenfor ses et overblik over antal sager vedr. ændring af licenser, set i total siden servicen blev sat i drift.

Det ses, at der er 165 lukkede sager, 20 er afvist, 6 har fået tildelt mere plads. I alt har der været 254 sager vedr. ændring af licenser siden d. 3. oktober 2024.

Der er to problematikker, der vil blive tilpasset:

• Når en sag godkendes af nærmeste leder, men afvises af M365 projektet/licenskontoret, så skal sagen ikke til leders leder, men tilbage til nærmeste leder.

• It får mulighed for at lukke en sag, f.eks. ved fejloprettelser.

Maya Staack Christensen indledte punktet.

Den service, som man har lavet for ændring af licenser, er blevet tilpasset.

Flere sager er endt hos topledelsen, som ikke har haft forudsætninger for at vurdere behovet for E3. Derfor er det ændret til, at sagen går tilbage til nærmeste leder og ikke leders leder.

Man har heller ikke tidligere kunnet lukke sagerne - det er også ændret.

Thomas Hanberg spurgte, hvorfor der er så mange brugere, der vil have E3, nu når F3 er så meget bedre end LibreOffice.

Maya Staack Christensen sagde, at man kører statistik over sager med ændring af licenser, der kommer ca. 80-90 sager om måneden.

Orienteringen blev taget til efterretning.

Anvendelse af mobile enheder og apps i Region Midtjylland er stærkt stigende; pt. er der ca. 22.000 mobile enheder i drift, ca. 15 vigtige eller kritiske apps og ca. 800 øvrige apps/genveje og er dermed en vigtig og betydelig del af regionens It-miljø.

Særligt brugen af mobile funktionsenheder stiller krav til driftssikkerhed og It-sikkerhed; herunder at apps lever op til de vilkår, som de mobile enheder kræver, og omvendt at de mobile enheder lever op til de krav, som apps stiller.

Mobile Device Management teamet i Infrastruktur og It-drift - Klienter har udarbejdet en række forvaltningsprincipper for mobile enheder og apps i Region Midtjylland. Principperne er udarbejdet ud fra Regionens strategi for mobility og telekommunikation.

Forvaltningsprincipperne omfatter:

• Forvaltning af hardware og styresystem
• Krav til personlige telefoner og tablets
• Proces for godkendelse af personlige telefoner og tablets
• Proces for indkøb og registrering af personlige telefoner og tablets
• Proces for udvælgelse af funktionstelefoner og tablets
• Krav til funktionstelefoner og tablets
• Proces for godkendelse af funktionstelefoner og tablets
• Proces for indkøb og registrering af funktionstelefoner og tablets
• Forvaltning af vedligeholdelsesaftaler på kliniske funktionstelefoner
• Proces for test af apps til funktionstelefoner og tablets
• Krav til vigtige eller kritiske apps

Forvaltningsprincipperne er publiceret på Forvaltningsprincipper - Koncern-intranet

Forvaltningsprincipperne har været præsenteret på DIDA implementeringsgruppemøde den 22. februar 2024 og SAI styregruppemøde den 16. maj 2024.

På SAI mødet den 16. maj blev der besluttet, at repræsentanter for Sundheds It og Tekniske Afdelinger og evt. andre relevante skulle inddrages i udarbejdelse af forvaltningsprincipperne.

Forvaltningsprincipperne har nu været gennem review hos repræsentanter for:

• Teknisk Afdeling, AUH og RHG den 26. juni
• Præhospitalet den 17. juli
• Sundheds It, AUH, RHG samt Socialområdet, Psykiatrien, den 15. august
• Områdeledere i Digitalisering og It, Kliniske og Administrative Produkter den 29. august
• Indkøb og Medicoteknik den 2. oktober samt præsenteret for Specialistgruppen for mobile enheder og apps den 28. august

Digitalisering og It (Klienter, MDM teamet Kliniske og Administrative Produkter) udarbejder yderlige relevante forvaltningsprincipper for Mobility området. Fx er ”Krav til øvrige apps” og ”Forvaltning af apps som brugere selv kan installere” under udarbejdelse.

Eksempler på resultater af Forvaltningsprincipperne:

Kvartalsvis udsendelse af Roadmap for mobile enheder, så interessenter har relevant information i fbm. indkøb og budgetlægning. Bliver løbende publiceret på
Roadmap, mobile enheder.xlsx

Publicering af aktuelle Android versioner på mobile enheder og hvilke Android versioner vigtige eller kliniske apps understøtter Klienter - Vigtige eller kritiske apps som er godkendt til brug på specifikke funktionsenheder

Krav til vigtige eller kritiske apps er kendte.

Jørgen Holm præsenterede punktet, som tidligere har været drøftet i SAI.

Forvaltningsprincipperne har være til review på flere hospitaler, It samt Indkøb og Medicoteknik har nu fundet fælles fodslag.

Thomas Hanberg spurgte hvilke kommentarer, der er kommet.

Jørgen Holm svarede, at materialet er levende, men er godkendt af alle parter.

Carsten Lind konkluderede, at forvaltningsprincipperne er nu godkendt.

Orienteringen blev taget til efterretning.

Jørgen Holm orienterede om driftsnedbrud på TDC’s mobilnet den 28. november. Der var ustabil funktionalitet, og den tekniske fejl blev opdaget ved 12-tiden.

Der kom fejlagtig information ud i medierne; f.eks. at der ikke kunne ringes til 112.

Det var kun TDC abonnenter, der ikke kunne ringe, fordi deres telefon ikke fungerede.

Kl. 18.45 blev der meldt om normal drift på mobiltelefoni igen.

Fastnettelefoni var ikke berørt.

Der blev holdt løbende møder med TDC.

Carsten Lind slog fast, at vi skal have styr på vores interne processer og nøddrift.

Jørgen Holm orienterede endvidere om, at der er 180 videokonferenceanlæg der har end of life 1. juni 2025. Det er 10 år gamle modeller SX20, SX80 og DX70.

Digitalisering og It ved ikke nødvendigvis hvem, der er kontaktpersoner for de pågældende skærme. Der kan sendes besked ud på skærmen om, at man skal forholde sig til problemstillingen.

Cathrine Bie Pedersen ønskede et overblik over systemerne – gerne hospitalsvis.

Jørgen Metzdorff vil sende en liste med identificerede systemer til Sundheds It og staben og oplyste i samme forbindelse, at der bliver skrevet ud med alternativer.

Carsten Lind afsluttede mødet med at sige, at næste møde for SAI er 30. januar 2025. Vi bør overveje om, møderne fortsat skal være så hyppige.

Vi vil derfor løbende overveje, om der er nok på dagsorden eller om møder kan aflyses.